Política de Privacidad

Versión 1.0 — junio de 2026 · School Management System Puerto Rico LLC

1. Introducción

School Management System Puerto Rico LLC (en adelante, «nosotros» o «la Compañía»), con sede en Luquillo, Puerto Rico, opera la plataforma School Management System PR (también conocida como Awilda), un sistema de administración escolar en la nube que utilizan escuelas privadas en Puerto Rico para manejar matrículas, cargos, pagos y comunicación con las familias.

Esta Política de Privacidad explica qué datos personales recopilamos, cómo los usamos, con quién los compartimos y qué derechos tiene usted sobre ellos. Aplica a los padres, madres y encargados que usan el portal de familias, al personal administrativo de las escuelas que usa la plataforma, y a los datos de estudiantes que procesamos a nombre de las escuelas.

Nuestra función tiene dos vertientes. Con respecto a los datos de los estudiantes, actuamos como proveedor de servicios de la escuela; la escuela es la dueña de esos datos y decide cómo se usan. Con respecto a los datos de su cuenta en el portal (su correo electrónico, contraseña y datos de contacto), somos nosotros los responsables directos de su manejo. Esta política, junto con las disposiciones de la Ley 39-2012 de Puerto Rico, describe nuestras prácticas en ambos roles.

2. Datos que Recopilamos

Datos de padres, madres y encargados. Cuando usted se registra y usa el portal recopilamos:

• Nombre y apellidos, fecha de nacimiento y género.
• Teléfono celular, teléfono residencial y correo electrónico.
• Idioma preferido (español o inglés).
• Datos de cuenta: correo electrónico, contraseña (almacenada de forma cifrada, nunca en texto legible) y teléfono.

Datos de estudiantes (menores de edad). La escuela nos provee, o el padre o encargado provee durante el registro sujeto a la aprobación de la escuela, los siguientes datos de los estudiantes:

• Nombre y apellidos, fecha de nacimiento y género.
• Dirección residencial y dirección postal.
• Grado y matrícula (semestres en que está matriculado).
• Cargos y pagos asociados a su matrícula.

Estos datos nunca se recopilan directamente de los estudiantes; los estudiantes no tienen cuentas en la plataforma.

Datos técnicos. Por razones de seguridad y auditoría registramos: la página visitada, el usuario, la fecha y hora, el sistema operativo, el navegador y el tamaño de pantalla. Cuando usted acepta nuestros términos o esta política, registramos además su dirección IP y el identificador de su navegador (user-agent) como evidencia del consentimiento.

Datos de pago. Los pagos se procesan a través de AgilPay, un procesador de pagos independiente. AgilPay convierte los datos de su tarjeta o cuenta bancaria en un código cifrado (token). Nosotros almacenamos únicamente ese token, los últimos cuatro dígitos del número, la marca de la tarjeta y la fecha de expiración. Nunca almacenamos el número completo de su tarjeta o cuenta bancaria, ni el código de seguridad (CVV). Los datos completos de la tarjeta quedan bajo la custodia de AgilPay.

3. Fuentes de los Datos

Los datos de los estudiantes provienen de la escuela. La escuela los registra directamente en la plataforma, o los provee el padre o encargado durante el proceso de registro, en cuyo caso quedan sujetos a la revisión y aprobación de la escuela antes de activarse.

Los datos de su cuenta y de su perfil de padre o encargado provienen directamente de usted, a través de los formularios del portal.

Esta distinción determina cómo corregir cada tipo de dato:

• Datos de estudiantes (nombre, dirección, grado, matrícula, cargos): comuníquese con la escuela, que es la dueña de esos datos y la única autorizada a modificarlos.
• Datos de su cuenta y perfil (su correo, teléfono, contraseña, idioma): puede revisarlos y actualizarlos en cualquier momento desde el propio portal, o escribirnos a la dirección indicada en la sección 14.

4. Cómo Usamos los Datos

Usamos los datos personales exclusivamente para los siguientes propósitos:

• Operar el portal: autenticar su cuenta, mostrarle los cargos y pagos de sus estudiantes y permitirle pagar en línea.
• Facilitar la facturación y los pagos entre usted y la escuela, incluyendo pagos recurrentes que usted autorice.
• Enviarle comunicaciones transaccionales, como confirmaciones de pago, recordatorios de pagos pendientes y avisos de su cuenta.
• Proteger la plataforma: detectar accesos no autorizados, mantener registros de auditoría y prevenir fraude.
• Cumplir con obligaciones legales, fiscales y contables.

Igual de importante es lo que no hacemos:

• No vendemos datos personales a terceros, bajo ninguna circunstancia.
• No usamos los datos de estudiantes para publicidad ni mercadeo.
• No creamos perfiles de menores ni tomamos decisiones automatizadas sobre ellos.

5. Con Quién Compartimos los Datos

Compartimos datos personales únicamente con las siguientes partes y para los fines indicados:

• La escuela de su estudiante. La escuela es la dueña de los datos de los estudiantes y tiene acceso a la información de matrícula, cargos y pagos de sus propias familias. Cada escuela ve únicamente sus propios datos; la plataforma aísla la información de cada escuela.
• Amazon Web Services (AWS). Aloja nuestra base de datos, almacena archivos (como logos y documentos de las escuelas) y envía nuestros correos electrónicos. Sus servidores están ubicados en los Estados Unidos.
• AgilPay. Procesa los pagos con tarjeta y cuenta bancaria, según se describe en la sección 2.
• Google Analytics. Nos provee estadísticas de uso de la plataforma mediante cookies (vea la sección 9).
• Google reCAPTCHA. Protege ciertos formularios públicos, como el de solicitud de escuelas, contra programas automatizados.
• Autoridades. Divulgaremos datos cuando una ley, orden judicial o requerimiento gubernamental válido nos lo exija.

Fuera de estos casos, no compartimos sus datos con nadie. Reiteramos que nunca vendemos datos personales.

6. Retención de Datos

Conservamos los datos solo durante el tiempo necesario para los fines descritos en esta política:

• Registros técnicos de acceso: 180 días; una limpieza automática semanal elimina los registros más antiguos.
• Registros financieros y transaccionales (cargos, pagos, facturas): se conservan según los plazos que exigen las leyes fiscales y los requisitos de auditoría.
• Datos de cuenta y de estudiantes: se conservan mientras la relación con la escuela esté activa, o según las instrucciones de la escuela como dueña de los datos de estudiantes.
• Registros de consentimiento (aceptación de términos y de esta política): se conservan mientras sean necesarios como evidencia legal del consentimiento otorgado.

7. Seguridad

Protegemos los datos personales con medidas técnicas y organizativas que incluyen:

• Sus datos viajan cifrados (TLS/HTTPS) entre su navegador, nuestros servidores y la base de datos.
• Protegemos los datos almacenados mediante controles de acceso por rol, aislamiento por escuela y registros de auditoría.
• Aislamiento por escuela: cada escuela solo puede acceder a sus propios datos.
• Controles de acceso por rol: administradores, empleados y familiares ven únicamente lo que su rol permite, y los familiares solo ven a los estudiantes relacionados con ellos.
• Registros de auditoría de las acciones de los usuarios.
• Contraseñas almacenadas con técnicas de cifrado irreversible (hash).

Ningún sistema es completamente infalible. Aunque aplicamos medidas razonables y reconocidas en la industria, no podemos garantizar una seguridad absoluta. Si ocurriera una brecha de seguridad, actuaremos según se describe en la sección 11.

8. Privacidad de Menores

La plataforma es un servicio para adultos mayores de 18 años: el personal de las escuelas y los padres, madres y encargados. Los estudiantes no tienen cuentas ni acceso a la plataforma, y no recopilamos información personal en línea directamente de niños.

Los datos de estudiantes que procesamos nos llegan de la escuela, o del padre o encargado con la aprobación de la escuela, y los usamos únicamente conforme a las instrucciones de la escuela para fines educativos y de facturación.

No creamos perfiles de menores, no usamos sus datos para publicidad o mercadeo, y no los vendemos ni los compartimos con terceros fuera de lo descrito en la sección 5.

9. Cookies y Tecnologías Similares

Usamos un número limitado de cookies:

• Cookie de sesión (autenticación): mantiene su sesión iniciada mientras usa el portal. Expira tras un período de inactividad de aproximadamente 30 minutos y es esencial para que el portal funcione.
• Google Analytics: cookies de estadísticas de uso, principalmente _ga (dura aproximadamente 2 años) y _gid (dura aproximadamente 24 horas). Nos ayudan a entender cómo se usa la plataforma para mejorarla.
• Google reCAPTCHA: presente solo en ciertos formularios públicos, como el de solicitud de escuelas, para distinguir personas de programas automatizados.

No usamos cookies de publicidad. Usted puede limitar o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador; tenga en cuenta que bloquear la cookie de sesión le impedirá iniciar sesión en el portal.

10. Sus Derechos

Usted tiene derecho a conocer, revisar y corregir sus datos personales:

• Acceso: puede ver los datos de su cuenta, su perfil y la información de sus estudiantes directamente en el portal.
• Corrección: los datos de su cuenta y perfil puede actualizarlos usted mismo(a) en el portal o solicitarnos el cambio por escrito. Los datos de los estudiantes debe corregirlos a través de la escuela, según se explica en la sección 3.
• Eliminación: puede solicitar la eliminación de sus datos escribiéndonos a la dirección de la sección 14. Atenderemos su solicitud sujeto a las obligaciones legales y fiscales de retención y al rol de la escuela como dueña de los datos de estudiantes.
• Exclusión de correos no transaccionales: puede solicitar dejar de recibir cualquier correo que no sea estrictamente transaccional (como confirmaciones de pago o avisos de seguridad, que son necesarios para el servicio).

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escríbanos a la dirección de contacto de la sección 14. Responderemos en un plazo razonable.

11. Notificación de Brechas de Seguridad

Si ocurriera una brecha de seguridad que comprometa datos personales, cumpliremos con la Ley 111-2005 de Puerto Rico (Ley de Información al Ciudadano sobre la Seguridad de Bancos de Información):

• Notificaremos al Departamento de Asuntos del Consumidor (DACO) dentro del plazo estatutario de 10 días.
• Notificaremos a las personas afectadas de forma expedita, describiendo la naturaleza de la brecha y los datos comprometidos.
• Cooperaremos con las escuelas afectadas para que puedan informar a sus comunidades.

Las medidas de seguridad descritas en la sección 7 (cifrado en tránsito, controles de acceso y aislamiento por escuela) reducen el riesgo de que una brecha exponga datos legibles.

12. Cambios a esta Política

Esta política está identificada con un número de versión y una fecha de vigencia, visibles al inicio del documento. Conservamos el historial de versiones anteriores.

Si hacemos cambios materiales, se lo anunciaremos a través de la plataforma, por correo electrónico, o por ambos medios, antes de que el cambio entre en vigor. El uso continuado de la plataforma después de la fecha de vigencia de la nueva versión constituye su aceptación de los cambios. Si no está de acuerdo con un cambio, puede dejar de usar el portal y ejercer los derechos descritos en la sección 10.

13. Idioma

Esta política se ofrece en español y en inglés. Ambas versiones tienen el mismo contenido sección por sección. En caso de discrepancia o conflicto de interpretación entre las dos versiones, prevalecerá la versión en español.

14. Contacto

Para preguntas sobre esta política o sobre el manejo de sus datos personales, comuníquese con nosotros:

• Correo electrónico: info@schoolmanagementsystempr.com
• School Management System Puerto Rico LLC, Luquillo, Puerto Rico

Version 1.0 — June 2026 · School Management System Puerto Rico LLC

1. Introduction

School Management System Puerto Rico LLC ("we" or "the Company"), based in Luquillo, Puerto Rico, operates the School Management System PR platform (also known as Awilda), a cloud-based school management system used by private schools in Puerto Rico to manage enrollment, charges, payments, and communication with families.

This Privacy Policy explains what personal data we collect, how we use it, with whom we share it, and what rights you have over it. It applies to parents and guardians who use the family portal, to school administrative staff who use the platform, and to student data we process on behalf of the schools.

Our role has two sides. With respect to student data, we act as a service provider to the school; the school owns that data and decides how it is used. With respect to your portal account data (your email, password, and contact information), we are directly responsible for its handling. This policy, together with the provisions of Puerto Rico Act 39-2012, describes our practices in both roles.

2. Data We Collect

Data about parents and guardians. When you register and use the portal we collect:

• First and last name, date of birth, and gender.
• Cell phone, home phone, and email address.
• Preferred language (Spanish or English).
• Account data: email address, password (stored in encrypted form, never as readable text), and phone number.

Data about students (minors). The school provides us, or the parent or guardian provides during registration subject to the school's approval, the following student data:

• First and last name, date of birth, and gender.
• Residential address and postal address.
• Grade and enrollment (semesters in which the student is enrolled).
• Charges and payments associated with the enrollment.

This data is never collected directly from the students; students do not have accounts on the platform.

Technical data. For security and audit purposes we log: the page visited, the user, the date and time, the operating system, the browser, and the screen size. When you accept our terms or this policy, we also record your IP address and your browser identifier (user-agent) as evidence of consent.

Payment data. Payments are processed through AgilPay, an independent payment processor. AgilPay converts your card or bank account data into an encrypted code (a token). We store only that token, the last four digits of the number, the card brand, and the expiration date. We never store your full card or bank account number, nor the security code (CVV). The full card data remains in AgilPay's custody.

3. Sources of Data

Student data comes from the school. The school enters it directly into the platform, or the parent or guardian provides it during the registration process, in which case it is subject to the school's review and approval before becoming active.

Your account and parent or guardian profile data comes directly from you, through the portal's forms.

This distinction determines how each type of data is corrected:

• Student data (name, address, grade, enrollment, charges): contact the school, which owns that data and is the only party authorized to modify it.
• Your account and profile data (your email, phone, password, language): you can review and update it at any time from the portal itself, or write to us at the address listed in section 14.

4. How We Use Data

We use personal data exclusively for the following purposes:

• Operating the portal: authenticating your account, showing you your students' charges and payments, and allowing you to pay online.
• Facilitating billing and payments between you and the school, including recurring payments you authorize.
• Sending you transactional communications, such as payment confirmations, pending payment reminders, and account notices.
• Protecting the platform: detecting unauthorized access, maintaining audit logs, and preventing fraud.
• Complying with legal, tax, and accounting obligations.

Equally important is what we do not do:

• We do not sell personal data to third parties, under any circumstances.
• We do not use student data for advertising or marketing.
• We do not create profiles of minors or make automated decisions about them.

5. Who We Share Data With

We share personal data only with the following parties and for the stated purposes:

• Your student's school. The school owns the student data and has access to the enrollment, charge, and payment information of its own families. Each school sees only its own data; the platform isolates each school's information.
• Amazon Web Services (AWS). Hosts our database, stores files (such as school logos and documents), and delivers our emails. Its servers are located in the United States.
• AgilPay. Processes card and bank account payments, as described in section 2.
• Google Analytics. Provides us with platform usage statistics through cookies (see section 9).
• Google reCAPTCHA. Protects certain public forms, such as the school signup form, against automated programs.
• Authorities. We will disclose data when required by law, court order, or a valid governmental request.

Outside of these cases, we do not share your data with anyone. We reiterate that we never sell personal data.

6. Data Retention

We keep data only for as long as necessary for the purposes described in this policy:

• Technical access logs: 180 days; an automatic weekly cleanup removes older records.
• Financial and transactional records (charges, payments, invoices): retained for the periods required by tax laws and audit requirements.
• Account and student data: retained while the relationship with the school is active, or as instructed by the school as owner of the student data.
• Consent records (acceptance of the terms and of this policy): retained for as long as needed as legal evidence of the consent given.

7. Security

We protect personal data with technical and organizational measures that include:

• Your data travels encrypted (TLS/HTTPS) between your browser, our servers, and the database.
• We protect stored data through role-based access controls, per-school isolation, and audit logs.
• Per-school isolation: each school can access only its own data.
• Role-based access controls: administrators, employees, and family members see only what their role allows, and family members see only the students related to them.
• Audit logs of user actions.
• Passwords stored using irreversible encryption techniques (hashing).

No system is completely infallible. Although we apply reasonable, industry-recognized measures, we cannot guarantee absolute security. If a security breach were to occur, we will act as described in section 11.

8. Children's Privacy

The platform is a service for adults 18 years of age or older: school staff and parents or guardians. Students do not have accounts or access to the platform, and we do not collect personal information online directly from children.

The student data we process comes to us from the school, or from the parent or guardian with the school's approval, and we use it only according to the school's instructions for educational and billing purposes.

We do not create profiles of minors, we do not use their data for advertising or marketing, and we do not sell it or share it with third parties beyond what is described in section 5.

9. Cookies and Similar Technologies

We use a limited number of cookies:

• Session cookie (authentication): keeps you signed in while you use the portal. It expires after an inactivity period of approximately 30 minutes and is essential for the portal to work.
• Google Analytics: usage statistics cookies, mainly _ga (lasts approximately 2 years) and _gid (lasts approximately 24 hours). They help us understand how the platform is used so we can improve it.
• Google reCAPTCHA: present only on certain public forms, such as the school signup form, to distinguish people from automated programs.

We do not use advertising cookies. You can limit or delete cookies from your browser settings; keep in mind that blocking the session cookie will prevent you from signing in to the portal.

10. Your Rights

You have the right to know, review, and correct your personal data:

• Access: you can view your account data, your profile, and your students' information directly in the portal.
• Correction: you can update your account and profile data yourself in the portal, or request the change from us in writing. Student data must be corrected through the school, as explained in section 3.
• Deletion: you can request the deletion of your data by writing to us at the address in section 14. We will honor your request subject to legal and tax retention obligations and to the school's role as owner of the student data.
• Opt-out of non-transactional email: you can ask to stop receiving any email that is not strictly transactional (such as payment confirmations or security notices, which are necessary for the service).

To exercise any of these rights, write to us at the contact address in section 14. We will respond within a reasonable time.

11. Security Breach Notification

If a security breach compromising personal data were to occur, we will comply with Puerto Rico Act 111-2005 (Citizen Information on Data Banks Security Act):

• We will notify the Department of Consumer Affairs (DACO) within the statutory 10-day period.
• We will notify affected individuals expeditiously, describing the nature of the breach and the data compromised.
• We will cooperate with the affected schools so they can inform their communities.

The security measures described in section 7 (encryption in transit, access controls, and per-school isolation) reduce the risk that a breach would expose readable data.

12. Changes to this Policy

This policy is identified with a version number and an effective date, visible at the top of the document. We keep the history of previous versions.

If we make material changes, we will announce them through the platform, by email, or both, before the change takes effect. Continued use of the platform after the effective date of the new version constitutes your acceptance of the changes. If you do not agree with a change, you may stop using the portal and exercise the rights described in section 10.

13. Language

This policy is offered in Spanish and in English. Both versions have the same content section by section. In case of discrepancy or conflict of interpretation between the two versions, the Spanish version shall prevail.

14. Contact

For questions about this policy or about the handling of your personal data, contact us:

• Email: info@schoolmanagementsystempr.com
• School Management System Puerto Rico LLC, Luquillo, Puerto Rico